書籍類的整理完成后就開始進(jìn)行文件的整理。

什么是文件呢？比如，掛在墻上的袖珍信箱里塞得滿滿的郵寄品，冰箱上貼滿的孩子學(xué)校寄來的通知書之類的印刷品，電話機(jī)旁邊放著的還沒及時回復(fù)的同學(xué)的明信片，還有攤放在桌子上好幾天的報紙。家中會留存這么多的文件，主要有以下幾方面的原因。

很多人認(rèn)為家里的文件應(yīng)該比辦公室少得多，但其實(shí)不然。通過整理，從顧客家里清除出來的文件數(shù)量，至少也有整整兩袋四五升垃圾袋，最多的高達(dá)十五個垃圾袋。家用碎紙機(jī)里不斷地發(fā)出"咔——"的聲音，我已聽過不知多少次了。

要管理這么大數(shù)量的文件絕非易事。不過我偶爾還是會碰到非常善于整理文件的人，讓我不禁肅然起敬。因?yàn)楫?dāng)我問"怎樣管理文件？"時，對方甚至給予了近乎完美的回答："和小孩有關(guān)的文件放入這個文件夾，食譜放在那個文件夾，雜志的剪貼放在這里，電子產(chǎn)品的說明書放在這個盒子里……"

分類之詳細(xì)，甚至讓人聽到一半就會走神。

坦率地說，我很討厭文件的分類，也從不用很多的文件夾或是認(rèn)真地寫上標(biāo)簽進(jìn)行分類。因?yàn)槲矣X得，如果是辦公室里對多人共用的文件進(jìn)行分類還可以，但平常在家里使用的文件根本沒有規(guī)規(guī)矩矩分類的必要。

我現(xiàn)在的結(jié)論是：處理文件的基本原則就是全部丟掉。

也許有些人聽了會驚得目瞪口呆。但這世上真的沒有比文件更麻煩的東西了，因?yàn)榫退隳阈⌒囊硪淼卣洳?，也完全不會有一點(diǎn)心動感，不是嗎？

所以，凡是不符合"現(xiàn)在正使用"“暫且需要"、‘需要永存”這三項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)的文件，都應(yīng)該毫不猶豫地全部丟掉。

這里所說的"文件"不包括過去收到的情書或者日記之類的物品。這些"紀(jì)念品”類的物品要到最后才進(jìn)行整理。因?yàn)槲以H眼看到有些人由于整理這些物品而明顯地減慢了整理的速度。

所以，首先要集中精力整理那些完全沒有心動感的文件，一氣呵成。朋友或戀A寄來的信件則視為“紀(jì)念品"來處理，請先不要動手整理。

完成了那些無心動感文件的整理后，剩下的文件該怎么處理呢？

我的文件整理法非常簡單，只把文件大體上分為"需要留存"和“待辦”兩類。文件整理的基本原則是全部丟棄，但若需要把文件留下來，則應(yīng)分清是屬于哪一類的文件。

首先說說待辦的文件。顧名思義，這類文件是自己必須處理的文件。其中包括需要回復(fù)的信件、預(yù)計提交的報告、準(zhǔn)備瀏覽的報紙等。因此，應(yīng)專門開辟一個"待辦專區(qū)”，把這些文件集中收在一處。

重點(diǎn)是，這個"待辦專區(qū)”必須只有一處，絕對不可增加。

?講座資料

芳香療法講座、邏輯學(xué)講座、市場指導(dǎo)講座，這些都是熱心學(xué)習(xí)的人趨之若鶩的地方。最近盛行"早晨活動”，許多早晨講座如雨后春筍般地開辦起來，無論在時間上還是內(nèi)容上都有很大的余地可供選擇。

老師為我們精心制作的學(xué)習(xí)講義就如勛章那樣確實(shí)不能隨意丟棄。不過，那些熱心學(xué)習(xí)的人士房間里卻被這些講座的書籍和學(xué)習(xí)講義占據(jù)了相當(dāng)大的空間，所以進(jìn)入這樣的房間就會產(chǎn)生一種難以言喻的壓迫感。

M小姐是一家廣告公司的職員（三十多歲），剛進(jìn)入她房間時，就會誤以為進(jìn)入了她的辦公室。首先看到的是書桌上排放著一長排的文件夾，M小姐自豪地說道："這些全部是參加講座時的講義?！彼莻€公認(rèn)的講座發(fā)燒友，平時都采用文件夾保管自己參加的所有講座的資料。

我常聽到這樣的聲音："什么時候想重新學(xué)習(xí)。"可是，真的會重新學(xué)習(xí)嗎？沒有，許多人都沒有。

講座資料也是家中最常見的一種文件。一般來說，擁有許多同類講座資料的情況非常多。究其原因，就是你沒有掌握好講座的內(nèi)容。

與其說這是壞事，毋寧說你依然沒有重新學(xué)習(xí)過去的講座資料。坦率地說，如果不踐行講座中學(xué)到的內(nèi)容，這種所謂的講座就沒有意義。確實(shí)，剛接受講座知識的瞬間是有價值的，但是從接受的瞬間到結(jié)束的瞬間你能否踐行學(xué)到的內(nèi)容才是關(guān)鍵。不妨捫心自問："為什么我要特意付出高額的學(xué)費(fèi)去參加講座學(xué)習(xí)呢？”按常理，講座的內(nèi)容只要看看書本就可以了。其實(shí)，你是為了感受講座現(xiàn)場的學(xué)習(xí)氣氛和老師的熱情才特意前去聽課的。也就是說，真正的講座資料就是講座本身，是鮮活的事物。因此，你應(yīng)該抱著“講座的資料盡可全部丟棄”的心態(tài)前去聽課。如果你把資料丟棄后又感到后悔了，不妨再參加一次相同的講座，而且要把重點(diǎn)放在立即踐行方面。話說回來，如果你身邊一直擁有講座資料，就代表你絕對沒有去付諸實(shí)踐。

最近聽說有人擁有一百九十次講座資料的事。若是這種情況，應(yīng)立即把講座資料“全部丟棄"。

?信用卡消費(fèi)明細(xì)

信用卡的消費(fèi)明細(xì)表也應(yīng)該全部丟掉。

信用卡明細(xì)表的原本目的究竟是什么？它對很多人來

說，就是告知在這個月用了多少錢。使用者經(jīng)過確認(rèn)后，就把用去的金額寫在家庭收支簿上，然后應(yīng)該立刻丟棄明細(xì)表。由于明細(xì)表已經(jīng)完成了它的使命，所以丟棄了也絕無問題。再說，到底什么時候會因失去信用卡明細(xì)表而感到困擾呢？或許是信用卡自動扣款產(chǎn)生糾紛，法庭審理需要它作為證明材料的時候吧。但這種事基本上不可能發(fā)生。實(shí)在沒有必要為了這種不可能發(fā)生的事，小心翼翼地保管這些信用卡的明細(xì)表。水電、煤氣等公共費(fèi)用的銀行賬戶自動扣款通知單也一樣，狠下心把這些文件丟掉吧。在我的顧客中，最難以丟文件的是一對律師夫婦。"如果法庭需要這個文件該如何是好？”他們一直存有這樣的擔(dān)心，所以擁有的文件數(shù)量總是居高不下。不過現(xiàn)在連這對職業(yè)夫婦都最終舍棄了幾乎所有的文件，所以請盡可放心地丟棄信用卡之類的消費(fèi)明細(xì)吧。

?電子產(chǎn)品的保證書

電視機(jī)、數(shù)碼相機(jī)等電子產(chǎn)品必定附有保證書。家里只有這類正規(guī)產(chǎn)品的保證書才需要集中起來加以妥善保管。不過遺憾的是，大多數(shù)人的這種做法就是差了那么一點(diǎn)點(diǎn)。

最常見的做法是用文件夾來保管。因?yàn)槲募A可以依照電子產(chǎn)品的種類分類收納，所以很受歡迎。實(shí)際上這是個陷阱。如果分類過細(xì)，有可能使人看漏或看錯文件。

使用這類文件夾時，一般都會把產(chǎn)品使用說明書和保證書放在一起保管。但我不認(rèn)為這樣是正確的，而且覺得這些使用說明書都可以棄之不用。我們再重新審視一下就不難發(fā)現(xiàn)，這些東西幾乎都不曾再次使用?；旧?，需要詳讀說明書的電子產(chǎn)品，如數(shù)碼相機(jī)、電腦等，說明書都很厚，大多從一開始就沒放入文件夾里。所以我敢斷言，就是丟掉保管在文件夾里的使用說明書也絕無問題。

我也會請我的顧客們丟掉使用說明書（包括數(shù)碼相機(jī)、電腦的使用說明書），大家一致反映"完全沒有問題，不會造成什么困擾"。即使電器發(fā)生了故障，只要自己動手，通過各種調(diào)試也會很快排除故障。如果一時難以奏效，直接去購買那個產(chǎn)品的商店詢問或者通過互聯(lián)網(wǎng)搜索解決辦法，都還沒有解決不了的問題。

現(xiàn)在再把話題回到保證書上，我認(rèn)為最好的保管方法就是把這些產(chǎn)品保證書不加分類地放入普通的文件夾里。

保證書大多一年也使用不上一次，甚至長年不用。這種使用率很低的文件有必要一份一份十分細(xì)心地分類保管嗎？況且一旦需要，夾頁也沒貼上標(biāo)簽，還是得一頁一頁翻著找。所以不如全都放在一起，要找的時候全部拿出來找。兩種方法所花費(fèi)的精力和時間幾乎相同。

另外，如果保證書分類過細(xì)，就會減少逐一過目的機(jī)會。而且不留意的話就容易累積一大堆已經(jīng)過期的保證書。所以若不分類地集中在一個文件夾里，則需要某一份保證書時就會一份一份地查看，自然就會發(fā)現(xiàn)其中的某份保證書已經(jīng)過了期限，就能自動地把所有的保證書都檢查一遍。

這樣的做法可以省去定期檢查內(nèi)容的麻煩手續(xù)，而且文件夾是家家必備的收納物品，所以也不需要特意去買。另外使用空間也只有不到過去的十分之一。

?賀年卡

賀年卡的任務(wù)就是向?qū)Ψ桨l(fā)出新年的問候：“今年也請您多加關(guān)照了。"其實(shí)，當(dāng)新年里收到賀年卡的瞬間，它的使命就已經(jīng)完成了。所以一旦確認(rèn)了賀年卡的對獎號碼后可說一聲“謝謝您今年也想到我！"，然后就可以毫無顧忌地丟掉了。若要利用它制作明年親友的地址通訊簿，只需保存一年即可。除了依然讓自己心動的賀年卡，其余的趕緊全部都丟掉吧。

?使用完的存折

使用完的存折就失去了用處，不必反復(fù)再看。即使反復(fù)地看存款也不會變多，沒有特殊的例外還是立刻丟掉吧。

?薪水明細(xì)

薪水明細(xì)的任務(wù)就是告知"這個月發(fā)了這些工資"。

當(dāng)你收到后在查核確認(rèn)了其中內(nèi)容的瞬間，它的作用就已結(jié)束。